Tout comme de nombreux autres processus financiers, la gestion des factures est officiellement devenue un fardeau. 82 % des services financiers sont dépassés par le nombre élevé de factures qu’ils doivent traiter quotidiennement et la variété des formats dans lesquels ils sont reçus.
Malgré les meilleures intentions, les entreprises ont mis en place des processus de facturation qui rendent la vie de chacun un peu plus difficile. Ils n’ont jamais vraiment été conçus comme des solutions à long terme. Ils étaient tout simplement les meilleurs que nous avions à l’époque. Il est temps d’aller au-delà de la saisie manuelle des données et de la double manipulation. Tous les aspects de la gestion des factures qui ralentissent votre entreprise sont complètement réparables. Et dans cet article, nous allons vous montrer comment.
Qu’est-ce que la gestion des factures ?
Également appelée traitement des factures, la gestion des factures est la méthode par laquelle les entreprises suivent et paient les factures des fournisseurs. Dans sa forme la plus simple, le processus consiste à recevoir une facture d’un tiers, à la valider comme légitime, à payer le fournisseur et à noter le paiement dans les registres de l’entreprise.
Ce qui n’a pas l’air si compliqué que ça. Mais il y a généralement plusieurs personnes impliquées, et il y a beaucoup de possibilités d’erreur.
D’une part, les factures sont généralement envoyées au point de contact au sein d’une entreprise – l’utilisateur du service. Il ne s’agit généralement pas d’un membre de l’équipe des finances ou d’un commis aux comptes fournisseurs, ce qui signifie que cette facture doit être transmise.
S’il y a des problèmes avec la facture, la facture revient ensuite au point de contact, puis au fournisseur pour les modifications. Déjà, il y a beaucoup de double manipulation.
Les factures et comptes à payer
Dans les grandes entreprises établies, la gestion des factures fait généralement partie du processus des comptes fournisseurs. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, les équipes de comptes fournisseurs travaillent avec d’autres membres du personnel pour s’assurer qu’ils ont ce dont ils ont besoin. Cela peut inclure des matières premières, des logiciels et même des pigistes et des consultants comme l’expert-comptable Ixelles. Tous ces éléments viennent avec des factures qui doivent être payées.
En théorie, votre équipe de comptabilité est là pour améliorer les relations avec les fournisseurs, rechercher des remises et trouver les meilleures entreprises possibles avec lesquelles vous associer.
En réalité, ils passent énormément de temps à saisir des données et à corriger les erreurs commises par d’autres personnes au cours du processus.
Comment le processus de gestion des factures a changé ?
Il manque quelque chose aux espaces de bureau modernes qui étaient la norme : des plateaux d’entrée et de sortie. Pour la plupart, nous n’avons plus à passer de papier d’une personne à l’autre.
La numérisation a pris le dessus et nous pouvons désormais communiquer facilement via les fournisseurs que d’envoyer des lettres. Pour la plupart, les factures ont emboîté le pas. Bien que vous puissiez toujours recevoir des factures étranges par la poste, vous êtes beaucoup plus susceptible de les recevoir sous forme de pièces jointes à un e-mail. Ou pour les logiciels et les abonnements en ligne, vous devrez peut-être les traquer sur la plateforme en question.
Mais cela n’a pas nécessairement réduit le besoin de double manipulation et de saisie de données. Certaines entreprises impriment en fait des factures électroniques, les ressaisissent dans des feuilles de calcul, puis archivent physiquement le dossier papier. C’est à la limite de la folie !